X
تبلیغات
نماشا
رایتل

آموزش فناوری دانلود

حسابداری واحدهای آموزشی (قسمت دوم)

  • سند حسابداری :

هر فعالیت مالی که واقع می شود حداقل در دو حساب ( بدهکار و بستانکار ) تأثیر می گذارد . حساب هایی که بر اثر وقوع فعالیت مالی تحت تأثیر قرار می گیرند در ورقه ای به نام سندحسابداری ثبت وازآن طریق دردفاتر حسابداری (روزنامه وکل)منعکس می شود . بنابراین سند حسابداری ، برگه ای است که در آن فعالیت های مالی انجام شده بر حسب نوع حساب ، بدهکار و بستانکار می گردد .
در سند حسابداری ، دریافتها در ستون بدهکار و پرداختها در ستون بستانکار درج می شود. در هر سند باید جمع مبالغ دریافتی و پرداختی یکسان باشد و سند حسابداری ، تراز حسابهای بدهکار و بستانکار را نشان می دهد .


  • سند حسابداری پس از امضای مراجع صلاحیت دار در یک سازمان قابل ثبت در دفاتر حسابداری می باشد.
    سند حسابداری مورد نیاز مدارس باید دارای فضای مناسب جهت درج اطلاعات ذیل باشد :
    1- شمارة سند و تاریخ سند حسابداری
    2- ذکر تعداد برگه های پیوست به سند حسابداری
    3- ذکر شمارة صفحة دفتر کل
    4- شرح کافی در مورد واقعة مالی و ذکر شمارة چک صادره
    5- ستون مربوط به مبلغ که حسب مورد ، مبلغ جزء یا مبلغ بدهکار و یا مبلغ بستانکار به ریال می باشد.
    6- ذکر جمع مبالغ به عدد و حروف
    7- ذکر صفحة دفتر روزنامه در ذیل سند
    8- نام و نام خانوادگی و سِمَت و امضای مسئولین مجاز



نمونة سند حسابداری

سندحسابداری

شماره

شمارة دفتر

شرح

مبلغ جزء

بدهکار

بستانکار

معین

کل

ریال

ریال

ریال

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

جمع کل: .......................................................

 

 

 

 

 

 

جمع مبلغ ..........ریال به شرح بالا به صفحة........ در دفتر روزنامه ثبت گردید .
حسابدار:..........رئیس واحدآموزشی.........رئیس انجمن اولیاءومربیان:........

  • قسمتهای سند حسابداری :

سند حسابداری فوق دارای قسمتهای ذیل می باشد که به شرح هرکدام می پردازیم:
1- شمارة سند : در ابتدای دورة مالی بر روی هر سند شماره ای نوشته می شود که این شماره ها از آغاز دورة مالی با عدد یک آغاز و به طور پیاپی تا پایان دورة مالی ادامه می یابد .
2- تاریخ : منظور تاریخ وقوع معاملات است که با تاریخ فاکتور یکی می باشد. (بر اساس روز ، ماه وسال )
3- پیوست : منظور تعداد برگه هایی است که به سند پیوست می باشد . اگر به حساب واحدآموزشی مبلغی تحت عنوان سرانه ویا هروجه دیگری واریز شود ضمن پیوست فیش بانکی به سند ، در قسمت پیوست نوشته می شود : یکبرگ. واگر مبلغی از سرانه با صدور چک در وجه ارائه دهندة خدمات هزینه گردد و کالاهایی خریداری شود ضمن پیوست یکبرگ مجوز هزینه (خرید) و یکبرگ فاکتور خرید به سند حسابداری در قسمت پیوست نوشته می شود : دوبرگ . واگر از محل تنخواه پرداخت شود ضمن پیوست فاکتور به سندحسابداری در قسمت پیوست سندحسابداری « یکبرگ » نوشته می شود.
4- شمارة دفتر کل : منظور شمارة صفحة دفتر کل است که عنوان حساب در آنجا ثبت شده است .
5- شمارة دفتر معین و مبلغ جزء: در مدارس به علت حجم محدود فعالیت های مالی نیاز به ثبت شمارة دفتر معین نمی باشد ولی برای مبلغ جزء اگر قرار باشد مثلاً دو یا چند فاکتور در یک سند نوشته شود مبالغ هر فاکتور به صورت جز به جز و به تفکیک در ستون مبلغ جزء و به صورت جمع در ستون بدهکار نیز ثبت می شود و شرح کافی داده خواهد شد .
6- ستون شـرح : در این ستون ابتدا نام حسابی که بدهکار می شود درمنتهی الیه سمت راست ستون و سپس نام حسابی که بستانکار می شود یک سطر بعد ( خط دوم ) و متمایل به سمت چپ نوشته می شود ، بعد از آن ، شرح مربوط به فعالیتهای مالی ثبت می گردد .
7-ستون بدهکار : در این ستون ، مبلغی که یک حساب بدهکار گردیده ، دقیقاً در مقابل نام حساب ثبت می گردد .
8- ستون بستانکار : در این ستون ، مبلغی که یک حساب بستانکار شده ، دقیقاً در مقابل نام حساب ثبت می گردد .
برای اینکه در ثبت مبالغ مربوط به بدهکار و بستانکار اشتباهی صورت نگیرد و هر عدد در جای خود ثبت گردد ارقام و اعداد را در ستونهای سندحسابداری ، دفتر روزنامه و دفترکل ازسمت راست ستون ثبت می نماییم.
9- در قسمت پایین سند جمع مبالغ به صورت عدد و حروف نوشته شده و شمارة صفحة دفتر روزنامه نیز قید می گردد.
10- ذیل سند توسط افرادی که مشخص شده است امضاء می شود و در مدارسی که پست حسابدار وجود ندارد نیاز چندانی به امضاء آن قسمت نمی باشد .

  • دفتـر روزنـامـه:

اطلاعات مربوط به فعالیت های مالی پس از تجزیه و تحلیل ( تعیین حسابهای بدهکار و بستانکار ) و تنظیم سندهای مربوط در دفتری به نام دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می گردند .
در دفتر روزنامه، کلیة فعالیتهای مالی مدرسه ، که مستلزم دریافت و یا پرداخت وجه است ، بر اساس سند حسابداری و به ترتیب تاریخ و با درج شمارة سند ، ثبت می گردد.
کلیة دریافتها در ستون بدهکار و کلیة پرداختها در ستون بستانکار درج می شود . در انتهای هر صفحة دفتر ، جمع ستون بدهکار و بستانکار نوشته  می شود که باید تراز باشد و یک عدد یکسان در دو ستون ثبت گردد . سپس جمع به دست آمده به صفحة بعد منتقل می گردد.
ساده ترین و متداول ترین نوع دفتر روزنامه ، دفتری است که آن را دفترروزنامة عمومی یا دفتر روزنامة دوستونی می نامند . این دفتر دارای دو ستون برای ثبت مبالغ بدهکار و بستانکار می باشد . 
به طور خلاصه می توان گفت که اطلاعات مربوط به دفتر روزنامه را دقیقاً می توان از روی سندحسابداری که تنظیم شده ، ثبت نمود .

نمونة دفتر روزنامه

دفتر روزنامه 

ردیف

تاریخ

شمارة دفترکل

شـــرح

شمارة سند

بدهکار

بستانکار

روز

ماه

ریال

ریال

 

 

 

 

منقول از صفحة... 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

نقل به صفحة....

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • چگونگی ثبت دردفتـر روزنـامـه:

پس از اینکه سند حسابداری تنظیم و بدهکار و بستانکار حساب مشخص گردید به ثبت فعالیتهای مالی در دفتر روزنامه می پردازیم. حال با توجه به نمونة دفتر روزنامه( نمونة صفحة قبل ) به شرح نکاتی در رابطه با قسمتهای دفتر روزنامه می پردازیم:
1-عنوان صفحات دفتر روزنامه : معمولاً در بالای صفحات دفتر روزنامه ، نام دفتر و نام واحدآموزشی که این دفتر متعلق به آن است نوشته می شود(مثلاً دفتر روزنامة دبستان.......) همچنین قید شمارة صفحه در بالای آن و ذکر سال تحصیلی الزامی است .
2- ستون ردیف : در آغاز دورة مالی شمارة ردیف از یک شروع می شود و شمارة ردیف با شمارة سند برابر می باشد و تا پایان دورة مالی ادامه می یابد.در بعضی از دفاتر به جای ستون ردیف ، شمارة روزنامه قید شده است .
3- ستون تاریخ: این قسمت از دو ستون ، یکی مربوط به روز و دیگری مربوط به ماه تشکیل می شود. معمولاً تاریخ سال مالی را در قسمت بالای این ستون در زیر کلمة تاریخ در ابتدای هر صفحه می نویسند .
در صورتی که یک دفتر روزنامه برای چندسال متوالی مورد استفاده قرار گیرد، در هنگام شروع سال جدید ، قید تاریخ سال جدید حتّی در وسط ستون ماه ( از همان جایی که اوّلین فعالیت مالی سال جدید نوشته می شود) ضروری است . لازم به ذکر است که تاریخ روز و ماه باید در مقابل ثبت هر یک از فعالیتهای مالی قید گردد .
4- ستون شمارة دفتر کل : منظور شمارة صفحة دفتر کل است که عنوان حساب در آنجا ثبت است وقتی مبالغ مربوط به هر حساب از دفتر روزنامه به دفتـر کل منتـقل گردید شمارة صفحة دفترکل در این ستون ثبت می گردد . تکمیل این ستون در دفتر روزنامه نشان دهندة انتقال ثبت از دفتر روزنامه به دفتر کل است .
5- ستون شرح:دراین ستون،شرح مربوط به هریک ازفعالیتهای مالی ثبت می گردد بدین ترتیب که ابتدا نام حسابی که بدهکار می گردد در منتهی الیة سمت راست ستون ودر مقابل تاریخ وقوع فعالیت مالی که ثبت گردیده ، سپس نـام حسـابــی که بستانکار می گردد یک سطر بعد از آن و متمایل به سمت چپ ثبت می شود و شرح فعالیت مالی در سطر بعد مانند شرح سند حسابداری نوشته می شود .
6- ستون شمارة سند : در این ستون ، شمارة سند به ترتیب نوشته می شود که با شمارة ردیف مساوی و یکسان خواهد بود .
7- ستون بدهکار : در این ستون ، مبلغی که یک حساب بدهکار گردیده دقیقاً در مقابل آن ثبت می گردد .
8- ستون بستانکار : در این ستون ، مبلغی که یک حساب بستانکار گردیده دقیقاً در مقابل آن ثبت می گردد.
به طور خلاصه ، ثبت ستون بدهکار و بستانکار دفتر روزنامه مانند بدهکار و بستانکارسندحسابداری می باشد. باید توجه داشت که برای ثبت یک فعالیت مالی در دفتر روزنامه باید از عناوینی استفاده شود که در دفترکل به کار می رود .

  • فواید استفاده ازدفتـر روزنـامـه:

گاهی تصور می شود که استفاده از دفتر روزنامه امری غیرضروری و زائد است در حالی که چنین تصوری صحیح نیست ، و وجود دفتر روزنامه کاملاً ضروری است . مهمترین فواید استفاده از دفتر روزنامه به شرح ذیل می باشد :
1-کلیة فعالیتهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه نشان داده می شود : هر صفحه این دفاتر دارای ستون تاریخ متشکّل از روز و ماه می باشد . در این ستونها ، فعالیتهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می گردند در نتیجه در هر زمان دفتر روزنامه نشان دهندة کلیة فعالیتهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع است .
2- کلیة اطلاعات و توضیحات مربوط به هر یک از فعالیتهای مالی به طور یک جا در دفتر روزنامه نشان داده می شود : چون در ثبت فعالیتهای مالی در دفاتر روزنامه ،بدهکار و بستانکار هر حساب تعیین و سپس ثبت می گردد و نیز شرح هر فعالیت مالی در زیر آن ثبت و درج می شود. لذا در هر زمان می توان اطلاعات مربوط به هر فعالیت مالی را به طور یک جا از دفاتر روزنامه استخراج کرد .
3- استفاده از دفتر روزنامه در جلوگیری از وقوع اشتباه در عملیات دفترداری ، کمک می کند: از آنجایی که هر فعالیت مالی پس از تجزیه و تحلیل ، یعنی تعیین بدهکار و بستانکار در دفاتر روزنامه ثبت می گردند لذا عدم تساوی جمع ستونهای بدهکار و بستانکار در پایان هر روز یا هر فعالیت مالی ما را متوجه اشتباه در ثبت ارقام می نماید . به علاوه در صورتی که معاملات بدون ثبت در دفتر روزنامه مستقیماً در دفترکل ثبت گردند ، درصورت وقوع اشتباهاتی نظیر : از قلم افتادگی ، ثبت مکرر اقلام و .... وسیله ای برای کنترل در دست نخواهد بود .

شمارة سند : ......
تاریخ : ......................                       پیوست : ..........برگ
نظرات (0)
نام :
ایمیل : [پنهان میماند]
وب/وبلاگ :
برای نمایش آواتار خود در این وبلاگ در سایت Gravatar.com ثبت نام کنید. (راهنما)