X
تبلیغات
نماشا
رایتل

آموزش فناوری دانلود

حسابداری واحدهای آموزشی (قسمت اول)

چکیـده :

داشتن اطلاعات کافی در زمینة انجام فعالیت های مالی مدارس و توانایی کار در این رابطه برای مدیران مدارس ضروری است و مدیران مدارس به منظور انجام   فعالیت های مالی می بایست اطلاعات لازم و قابل اطمینانی در زمینة انجام امورات مالی مدارس داشته باشند.
این مجموعه با همین هدف و به منظور در اختیار گذاشتن دانش کافی مرتبط به امور حسابداری مدارس برای مسئولین واحدهای آموزشی تهیه و تدوین شده است .
در این مجموعه سعی شده است که ابتدا اطلاعات لازم در زمینه های مسایل مرتبط با حسابداری مدارس و آشنایی با دفاتر روزنامه ، کل ، سندحسابداری و ترازنامه به صورت تئوری ارائه شود و در آخر مسأله ای مطرح و به صورت عملی انجام شود تا حتی المقدور مدیران با نحوة امور حسابداری آشنا شوند .
امید است این مجموعه که حاصل تجربیات مؤلفّان در سمت های مدیریت و معاونت مدارس می باشد مورد استفادة بهینة مدیران مدارس قرار گرفته و مدیران واحدهای آموزشی با مطالعة آن در تنظیم اسناد حسابداری رویه ای صحیح در پیش گرفته و از سلیقه ای عمل کردن در تنظیم اسناد مالی پرهیز نمایند .


 مقـدمـّه :

نوشتاری که پیش روی شماست دارای مطالبی در زمینة حسابداری واحدهای آموزشی است که با بیانی روشن و ساده جهت آشنایی مدیران مدارس تهیّه گردیده است . در این مجموعه سعی بر آن است تا حد امکان مدیران مدارس را که در حقیقت نمایندگان آموزش و پرورش برای حفظ و حراست از بیت المال می باشند با مسایل مربوط به حسابداری مدارس آشنا کنیم .
این مجموعه بر اساس تجربیات بدست آمده در مدیریت واحدهای آموزشی و مطالعه و استفاده از چند منبع معتبر تهیه و تنظیم گردیده است .
دلایلی که باعث شد این نوشتار تهیه گردد به شرح ذیل می باشد:
 ا- سلیقه ای عمل کردن بعضی ازمدیران مدارس درتنظیم اسناد مالی مدارس
2- آشنا نبودن بعضی از مدیران با سیستم حسابداری
3- عدم شرکت بعضی از مدیران در دوره های توجیهی مرتبط با حسابداری
4- انتصاب مدیران جدید در واحدهای آموزشی که تجربة کافی در زمینة مدیریت و حسابداری مدارس ندارند .
5- ایجاد رویة صحیح و یکسان در مدارس جهت تنظیم اسناد حسابداری
امید است با مطالعة این مجموعه توسط مدیران مدارس قدمی در راه بهبود وضعیت حسابداری مدارس برداریم و امیدواریم که مدیران واحدهای آموزشی با توجّه به مسئولیت شرعی که جهت بیت المال به عهده دارند در مورد هزینة صحیح و بجای اعتبارات و سرانه ها نهایت دقت را مبذول فرموده و از هرگونه افراط و تفریط جلوگیری به عمل آورند .

  • حساب بانکی :

حساب بانکی ، حسابی است به نام واحد آموزشی و پرورشی در ردیف حساب های دولتی در نزد یکی از شعب بانک ملی ایران یا یکی دیگر از بانکها که در مرکز به معرفی خزانه ودر شهرستان ها به معرفی نمایندگی خزانه در استان افتتاح می شود .
در واحدهای آموزشی وجوه هزینه سرانه مستقیماً از طریق حسابداری آموزش و پرورش منطقه یا شهرستان در وجه مسئول واحد پرداخت خواهد شد .
برداشت از حساب بانکی در مدارس با دو امضاء از سه امضاء اعضای شورای مالی( رئیس واحد ثابت و امضای یکی از دو نفر اعضای شورای مالی مدرسه) صورت خواهد پذیرفت، و اعضای شورای مالی در مقابل انجام هزینه ها مسئولیت مشترک خواهند داشت .

  •  چک :

برداشت از حساب بانکی طی دسته چکی که از سوی بانک با معرفی مراجع ذیصلاح به مسئولین واحدهای آموزشی داده می شود صورت می گیرد . بنا بر این مدیران مدارس به منظور جلوگیری از هر گونه سوءاستفاده های احتمالی در هنگام صدور چک موارد زیر را باید مورد توجه قرار دهند :
1- تاریخ صدور چک با عدد و حروف نوشته شود .
2- مبلغ مندرج در چک باید با عدد و حروف نوشته شود و در صورتی که جای خالی مانده باشد جلوی آن را خط کشیده و مسدود نمایند .
3-نام گیرندة وجه و مشخصات آن در متن چک قید گردد.
4- حواله کرد چک را خط بزنید تا وجه چک فقط به ذینفع آن پرداخت شود.
5- به منظور رسیدگی های بعدی و نگهداری سوابق مربوط به چک های صادره بایدمشخصات کامل چک در ته سوش چک نوشته شود .
6- موجودی حساب بانکی باید پس از صدور هر چک در قسمت ماندة کنونی ته سوش چک قید شود .
7- چک های دولتی باید به امضای حداقل دو نفر برسد .
8- پس از امضای چک توسط افراد ذیصلاح ، مهر آموزشگاه به چک صادره حک گردد .
9- حتی المقدور برای جلوگیری از سوءاستفاده های احتمالی روی مبالغ چک چسب زده شود.
10- هنگامی که چک در وجه فردی صادر گردید از تحویل گیرنده چک در پشت ته سوش چک امضاء دریافت گردد .

  • شورای مالی :

شورای مالی ، شورایی است که جهت تصمیم گیری در مورد هزینه های مدرسه هر دو هفته یک بار تشکیل جلسه خواهد داد و به هر حال تشکیل جلسات شورای مالی حداقل یک بار در ماه الزامی است . که ترکیب اعضای شورای مالی مدارس طبق مادة 2 آیین نامة مالی واحدهای آموزشی و پرورشی می باشد .
بدون تصویب شورای مالی انجام هیچ گونه هزینه ای مجاز نخواهد بود. مدیران مدارس باید با توجه به آیین نامة مالی و ترکیب شورای مالی طبق مادة2درابتدای دورة مالی(سال تحصیلی ) اعضای شورای مالی را تعیین نمایند.صورتجلسات شورای مالی در رابطه با هزینه های جاری مدارس تحت عنوان مجوز هزینه یا خرید یا مجوز برداشت از حساب بانکی ، علاوه بر اینکه باید به سند حسابداری و فاکتورها پیوست باشد باید دردفتر مخصوص ثبت و به امضای اعضای شورا برسد.

  • وظایف شورای مالی :

مهمترین وظایف شورای مالی مدرسه عبارت است از :
1-  بررسی برنامه های مالی مدرسه و ارائة آن به انجمن اولیاء و مربیان مدرسه جهت تصویب
2- نظارت بر حسن اجرای مصوبات مالی انجمن اولیاء و مربیان و دستورالعمل های مالی ذیربط
3- همکاری مستمر با مسئول مدرسه ، در استفاده صحیح از منابع مالی با رعایت صرفه جویی و امضای اسناد حسابداری
4- انجام سایر وظایفی که در دستورالعمل مالی مدارس به عهدة شورای مالی گذاشته شده است .

  • هــزینـه :

منظور از هزینه مبالغی است که جهت کسب درآمد به خرج گرفته می شود یعنی اگر مؤسسه ای کارش ارائة خدمات است برای انجام و ارائة این خدمات متحمل خرج ها و پرداخت هایی می گردد که آنها را هزینه می گویند. یا اینکه اگر به کار خرید و فروش کالا اشتغال دارد، به منظور تحقّق این هدف پرداخت هایی انجام می دهد که همانا هزینه می باشد .
هزینه طبق تعریفی که در قانون محاسبات عمومی کشور برای آن ارائه شده است یعنی هر نوع وجهی که بابت کالای تحویل شده یا خدمت انجام شده به ذینفع پرداخت می شود . بنا بر این شرط لازم و کافی برای تحقّق هزینه در سازمانهای دولتی ایران،تحویل کالا یا انجام خدمت و پرداخت وجه آن می باشد .

  • ســرانـه :

وجوهی است که از محل اعتبارات آموزش و پرورش و یا سازمان های وابسته به حساب واحد آموزشی و پرورشی در نزد بانک واریز می شود .

  • مصارف اعتبارات و سرانه ها :

اعتبارات وسرانه ها( منابع مالی مدرسه ) باید برای مصارف ذیل هزینه گردد :
1- حمل و نقل و ارتباطات ( شامل هزینه های پستی و تلفنی ، مخابرات ، حمل و نقل اموال و اشیاء متعلّق به مدرسه ، رفت و آمد دانش آموزان و هزینه های مشابه )
2- تعمیر تجهیزات و وسایل و ساختمان ها و پرداخت حق بیمه آنها در مقابل سرقت ، زلزله و سیل و آتش سوزی و ...
3- سوخت و آب و برق و تلفن
4- مواد و لوازم مصرفی و درحکم مصرفی اعم از آموزشی ، کارگاهی و آزمایشگاهی ، اداری و بهداشتی ، ورزشی و پرورشی
5-تهیه وسایل مصرف نشدنی آموزشی و کمک آموزشی (آزمایشگاهی و کارگاهی) ورزشی و اداری و سایر اموال غیرمصرفی دیگر
6- هزینه های مربوط به فعالیت های پرورشی شامل : اقامه نماز ، برگزاری اردوها ، مسابقات ورزشی ، علمی، فرهنگی و هنری ، اجرای مراسم ایام ا... و اعیاد مذهبی ، ملی و مناسبت های مختلف
7- هزینه های مربوط به فعالیت های فوق برنامه پرورشی و ورزشی و کمک های ضروری به دانش آموزان و خرید جوایز و هدایا
8- هزینه تشکیل کلاس های آموزش خانواده و مشارکت درتشکیل وفعالیت مرکزراهنمایی و مشاوره خانواده ( وابسته به انجمن اولیاء و مربیان )
9- حق اشتراک مجلات آموزشی ( پیوند ، رشد ، تربیت و ... )
10- تشویق کارکنان ، معلمان و مربیان مدرسه با رعایت مفاد مادة 90آیین نامه اجرایی مدارس
11- پرداخت حق التدریس معلمین و حق الزحمة عوامل اجرایی کلاس های جبرانی و فوق برنامه از محل وجوه مربوط به کمک هزینه خدمات خاص آموزش و پرورش
12-پرداخت فوق العادة خاص و کارانه از محل بند 3 مادة 11 قانون شوراها پس از تصویب شورای آموزش و پرورش
13- تهیة موادغذایی در مدارس شبانه روزی
14- تهیة وسایل ایمنی آموزشگاه
15- سایر موارد پیش بینی نشده که انجام آن در ارتباط با فعالیت مدرسه ضروری و اجتناب ناپذیر است .
یادآوری این نکته ضروری است که در تنظیم اسناد حسابداری ، حساب های هزینه همیشه بدهکار بوده و حساب های درآمدی که شامل سرانه ، کمکهای مردمی و .... می باشند همیشه بستانکار می باشند .

  • سؤال :

آیا مدیران مدارس می توانند برای تقدیر و تشویق کارکنان و معلمان مثلاً در هفتة معلم از محل سـرانه مبلغی برداشته و هدایایی خریده و به آن ها اهداء نمایند ؟

  • پاسخ :

خیر ، مدیران مدارس از محل سرانه مجاز به تهیة هدایا برای معلمان نمی باشند امّا به استناد مادة 90 آیین نامة اجرایی مدارس از محل کمک های مردمی با موافقت انجمن اولیاء و مربیان می توانند جهت تشویق کارکنان و معلمان استفاده نمایند .

  • تـنـخــواه :

در بیشتر واحدهای آموزشی جهت سهولت در انجام پرداخت ها ، مقداری وجه نقد در اختیار شخص یا اشخاص قانونی که « مدیر » نامیده می شوند ، گذاشته  می شود تا پرداخت های جزئی که نیازمند انجام تشریفات معمول پرداخت نمی باشد از آن محل انجام شده و سپس اسناد و مدارک مثبته در این زمینه تهیه شود .
مبلغ تنخواه گردان با صدور چک در وجه مدیر آموزشگاه به وی پرداخت می شود مبلغ تنخواه گردان لازم است در پایان هر دورة  مالی تسویه شود .
شورای مالی می تواند جهت پرداختهای فوری و اضطراری و انجام هزینه های مدرسه طبق مادة 6 آیین نامة مالی مدارس مبلغی تنخواه گردان حداکثر تا 3000000 ریال در اختیار مدیر مدرسه قرار دهد . بنا بر این تنخـواه وجهـی است که در اختیار مدیرمدرسه قرارمی گیردتا باآن هزینه های جاری مدرسه را انجام دهد.
تـبـصــره : حداکثر مبلغ تنخواه گردان در ابتدای هر سال تحصیلی با تصویب شورای آموزش و پرورش استان قابل تغییر است .
در پایان سال یا دورة مالی که قرار است تراز مالی دوره تنظیم شود اگر مبلغی از تنخواه در دست مدیران باقی مانده باشد موظفند آن را به حساب آموزشگاه در بانک واریز نمایندسپس به تنظیم تراز مالی اقدام کنند.
نکتة مهم :اگر مدیری پس از آنکه خریدی برای مدرسه انجام داد و در وجه فروشنده چکی صادر کرد در تنظیم اسناد ،حساب بانک بستانکار خواهــد شد واگروجه موردنظر را از محل تنخواه که دردست مدیر می باشد پرداخت نمایددر تنظیم اسناد ، حساب تنخواه بستانکار خواهدگردید و حساب هزینه ها بدهکار می شوند .
بنا بر این مدیران مدارس در هنگام ثبت عملیات حسابداری باید به این نکته توجّه داشته باشند.

  • فاکتور :

فاکتور به هر نوع مدرکی گفته می شود که حداقل حاوی اطلاعات زیر باشد:
1- مقدار کالای تحویل شده یا کار انجام شده
2- بهای واحد کالا یا کار
3- جمع کل بهای کار یا کالای تحویل شده به عدد و حروف بر حسب ریال
4- نام و نشانی کامل فروشنده یا انجام دهندة کار به همراه امضاء( ممکن است نام و نشانی فروشنده یا انجام دهندة کار به صورت حک مهر در ذیل فاکتور باشد .)
5- تعیین نوع کالا یا خدمات در ستون شرح
6- ثبت تاریخ خرید و فروش کالا در سربرگ فاکتور به روز ، ماه و سال
7- ثبت عنوان خریدار در قسمت صورتحساب مندرج در سربرگ فاکتور

نمونه ای از فاکتور-----------------------------

فاکتور فروششماره اقتصادی............. شماره...................صورتحساب ...................... تاریخ..../..../....

ردیف

شرح

تعداد

مبلغ جزء (ریال)

مبلغ کل (ریال)

.........

.........

.........

.........

.........

.........

.........

.....................................

.....................................

.....................................

.....................................

.....................................

.....................................

.....................................

...........

...........

...........

...........

...........

...........

...........

.............

............

.............

.............

.............

.............

.............

...............

...............

...............

...............

...............

...............

...............

مبلغ به حروف...................................................

...............

امضاء خریدار...........................امضاء فروشنده............................نشانی................................تلفن...................... 

نظرات (0)
نام :
ایمیل : [پنهان میماند]
وب/وبلاگ :
برای نمایش آواتار خود در این وبلاگ در سایت Gravatar.com ثبت نام کنید. (راهنما)