آموزش Excel - بخش سوم

آموزش Excel - بخش سوم

ویرایش سطر و ستون اضافه کردن سطر : روش اول : 1- بر روی سطری که میخواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود ، کلیک میکنیم. 2- منوی Insert را انتخاب میکنیم. 3- گزینه Rows را انتخاب میکنیم. روش دوم : 1- بر روی سطری که میخواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود کلیک راست میکنیم. 2- از منوی باز شده Insert را انتخاب میکنیم. نکته سطرهای زیرین به پایین رانده میشوند. اضافه کردن ستون : روش اول :

 1- بر روی ستونی که میخواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود ، کلیک میکنیم. 2- منوی Insert را انتخاب میکنیم. 3- گزینه Column را انتخاب میکنیم. روش دوم : 1- بر روی ستونی که میخواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود Right Click میکنیم. 2- گزینه Insert را انتخاب میکنیم. نکته ستون قبلی به جلو رانده میشود. تغییر ارتفاع سطر : برای تغییر ارتفاع سطر به دو روش میتوان عمل کرد : روش اول : کافی است به مرز بین سطر مورد نظر و سطر بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر در آید. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag میکنیم. روش دوم : در این روش ارتفاع به اندازه دقیق تنظیم میشود . برای این کار مراحل زیر را انجام میدهیم: 1- انتخاب منوی Format 2- انتخاب زیر منوی Row 3- انتخاب گزینه Height 4- در کادرباز شده اندازه دلخواه را وارد میکنیم. نکته به طور پیش فرض ارتقاع سطر 12.75میباشد. تغییر پهنای ستون : برای تغییر پهنای ستون به یکی از دو روش زیر عمل میکنیم : روش اول : کافی است به مرز بین ستون مورد نظر و ستون بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر در آید سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag میکنیم. روش دوم : در این روش پهنا را به صورت دقیق تنظیم میکنیم . برای اینکار مراحل زیر را طی میکنیم : 1- انتخاب منوی Format 2- انتخاب زیر منوی Column 3- انتخاب گزینه Width 4- در کادر باز شده مقدار دلخواه را وارد میکنیم. نکته به طور پیش فرض پهنای ستون 8.43میباشد. ( کاردرکارگاه 3 ، تمرین 32 ) تغییر پهنای استاندارد ستون : میدانیم که پهنای استاندارد ستونها 8.43 میباشد اگر بخواهیم این پهنای استاندارد را کم یا زیاد کنیم به ترتیب زیر عمل میکنیم : ( فقط به یاد داشته باشید این تغییر بر روی ستونهایی اعمال میشود که پهنای آنها را تغییر نداده باشیم.) 1- انتخاب منوی Format 2- انتخاب زیر منوی Column 3- انتخاب گزینه Standard Width 4- در کادر باز شده پهنای مورد نظر را وارد میکنیم. جستجوی داده ها اگر بخواهیم رشته کاراکترهای خاصی را در کاربرگ خود پیدا کنیم، مشاهده هر یک از سلولها کار سختی خواهد بود. پیدا کردن یک رشته از کاراکتر ها که باید تغییر یابند نیز مشکل تر میباشد. اکسل ویژگیهایی دارد که به ما در یافتن داده ها و تعویض آنها کمک میکند. استفاده از Find : برای فعال کردن Find به یکی از دو روش زیر عمل میکنیم : روش اول : 1- انتخاب منوی Edit 2- انتخاب find روش دوم : فشردن همزمان کلید های Ctrl + F جهت جستجوی داده ها مراحل زیر را انجام میدهیم : 1- لغتها یا عددهایی را که میخواهیم مکان یابی کنیم در کادر متن Find What وارد میکنیم. 2- دکمه Find Next را کلیک میکنیم و Excel اولین مورد از شرط جستجو را پیدا میکند و آن را انتخاب مینماید. کادر مکالمه Find بر روی صفحه نمایش باقی می ماند تا بدین ترتیب بتواند جستجو برای متن یا اعداد مشخص شده را ادامه دهیم. 3- جهت جستجو برای مورد بعدی داده های مشخص شده Find Next را مجدداً کلیک میکنیم. 4- جهت برگشت به محیط دکمه Esc را فشرده و یا بر روی دکمه Close کلیک میکنیم. تا کادر مکالمه Find بسته شود و سپس با داده های داخل سلول به کارمان ادامه میدهیم. 5- جهت جستجو پس از بستن کادر مکالمه ، با فشار دادن Ctrl + F کادر مکالمه را میتوانیم مجدداً باز نماییم. نکته اگر محدوده ای از سلول ها را در یک کاربرگ , قبل از باز نمودن کادر مکالمه Find را انتخاب کنیم ، جستجو را برای این سلولها محدودکرده ایم . برقراری شروط بیشتر برای Find : کادر مکالمه Find با ارائه گزینه های زیر جستجو را با تخصصی تر نمودن آن محدود میسازد. • Search : میتوان جهت جستجو را مشخص کرد. جستجو به صورت سطری باشد (By Row) یا به صورت ستونی باشد(By Column) • Look In : با استفاده از این گزینه میتوانیم جستجو را به یک عنصر خاص محدود کنیم در این کادر گزینه های Formula , Values, Comments را خواهیم داشت. • Match Case : با انتخاب این گزینه محیط به حروف بزرگ و کوچک حساس شده و کلماتی را پیدا میکند که از نظر حروف بزرگ و کوچک مطابق متن تایپ شده در کادر Find What باشد. • Find Entire Cell Only : این گزینه از Excel میخواهد سلولهایی را که داده های اضافه بر رشته کاراکتر جستجو دارند نادیده بگیرد. تعویض داد ه ها استفاده از Replace : اگر بخواهیم داده پیدا شده توسط Find را با داده های دیگر جایگزین کنیم می توانیم پس از هر بار جستجو پنجره جستجو را بسته ، ویرایش را انجام داده ، دوباره پنجره Find را باز کنیم و عمل جستجو را ادامه دهیم که این کار وقت گیر میباشد. Excel دستوری ساده برای انجام این کار در نظر گرفته است. با استفاده از Replace میتوانیم این کار را انجام دهیم. جهت انجام جایگزینی مراحل زیر را انجام میدهیم : 1- متن جستجو را در کادر Find What وارد میکنیم. 2- متن تعویضی را در کادر متن Replace With وارد میکنیم. 3- جهت تایید هر یک از تعویض ها مراحل زیر را دنبال میکنیم. الف- Find Next را کلیک کرده، Excel به مورد بعدی داده جستجو حرکت میکند و سلول را انتخاب می کند. ب- در صورتی که بخواهیم تعویض را انجام دهد دکمه Replace را کلیک میکنیم . ج- Find Next را جهت حرکت به موردبعدی کلیک می کنیم. د- جهت تعویض تمام موارد داده های جستجو با با دادههای تعویضی ، Replace All را کلیک می کنیم. پر کردن خودکار چند خانه یکی از مفید ترین ویژگیهای برنامه Excel ، قابلیت پر کردن داده های متوالی بصورت خودکار میباشد. که به این عمل Auto fill گویند. داده های متوالی میتوانند مجموعه ای از داده ها بصورت 1و2و3و... یا 4و5و.... یا از حروف A و B و C و ... تشکیل شده باشند. همچنین میتواند تاریخ یا روزهای هفته یا ماههای سال باشند. حتی میتوان مجموعه ای از داده های خاص را تعریف کرد. برای این کار مراحل زیر را انجام میدهیم : 1- چند نمونه اولیه از مقادیر متوالی مزبور را مینویسیم. 2- این مقادیر را انتخاب میکنیم. 3- مکان نمای ماوس را به گوشه پایین سمت راست قسمت انتخابی می آوریم تا به شکل ( + )در آید. به اشاره گر ماوس در این حالت Fill Handle می گوییم. 4- حال به طرف پایین یا راست Drag میکنیم. 5- به این ترتیب با رها کردن کلید ماوس ، خانه های مورد نظر با مجموعه داده های متوالی پر میشوند. ایجاد لیست جدید خودکار: اگر برای حروف الفبا Auto fill را اجرا کنیم ، پر کردن خودکار انجام نمی شود. چون حروف الفبا جزء لیستهای آماده نیست پس باید ایجاد شود. برای ایجاد لیست جدید مراحل زیر را انجام میدهیم : 1- انتخاب منوی Tools 2- انتخاب گزینه Options 3- انتخاب Custom list : Tab 4- انتخاب New List در کادر Custom List 5- تایپ اطلاعات در قسمت List Entries ( بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter میکنیم.) 6- انتخاب دکمه Add 7- OK ایجاد یک لیست خودکار بر اساس لیست موجود در صفحه : اگر لیستی بر روی صفحه داشته باشیم و بخواهیم بصورت لیست دائمی در آوریم باید مراحل زیر را انجام دهیم. : 1- انتخاب منوی Tools 2- انتخاب گزینه Options 3- انتخاب Custom list : Tab 4- روی دکمه Collapse dialog ( )که در انتهای کادر فهرست Import List From Cells قرار دارد Click میکنیم. تا پنجره مینیمایز شود. 5- انتخاب لیست ها در صفحه 6- روی دکمه Collapse Dialog ( )که در انتهای کادر فهرست Import list From Cell قرار دارد Click میکنیم. تا Resize شود. 7- انتخاب دکمه Import 8- OK نکته میتوانیم بجای انجام مراحل 4و 5و 6، در کادر Import ، آدرس سلولهایی که لیست در آنها قرار دارد را تایپ کنیم. ویرایش لیست خودکار میتوانیم لیستهایی را که ایجاد کرده ایم ویرایش کنیم . یعنی اطلاعاتی را حذف کنیم ، ویرایش کنیم یا اضافه کنیم. برای این کار مراحل زیر را انجام میدهیم : 1- انتخاب منوی Tools 2- انتخاب گزینه Option 3- انتخاب :Custom list Tab 4- انتخاب لیست مورد نظر در کادر Custom list 5- کلیک در محل مورد نظر در کادر List Entries 6- ویرایش متن 7- OK پاک کردن لیست خودکار: اگر بخواهیم یک لیست خودکار حذف کنیم تا دیگر پر کردن خودکار بر روی آن عمل نکند مراحل زیر را طی میکنیم : 1- انتخاب منوی Tools 2- انتخاب گزینه Options 3- انتخاب :Custom list Tab 4- انتخاب List مورد نظر در کادر Custom List 5- انتخاب دکمه Delete 6- OK غیر فعال کردن Auto Fill : Auto Fill بطور خودکار فعال است. جهت غیر فعال نمودن آن مراحل زیر را طی میکنیم : 1- انتخاب منوی Tools 2- انتخاب منوی Options 3- انتخاب : Edit Tab 4- کادر انتخاب Allow Cell Drag and Drop را غیر فعال میکنیم آدرس دهی نسبی درExcel دو مدل آدرس دهی به نامهای : آدرس دهی مطلق و آدرس دهی نسبی داریم. آدرس دهی نسبی : فرض کنید سلولهای Excel را به صورت زیر پر کرده ایم : در سلول B1 فرمول A1+A2 را می نویسیم .اگر این فرمول را copy کرده و در سلول B2 .Paste کنیم و یا با استفاده از Auto fill محتوای سلولهای B2 تا B4 را پر کنیم .اعداد 5و7و4 به ترتیب برای سلولهای B2 تا B4 ظاهر میشوند. حال میخواهیم بدانیم این اعداد از کجا بدست آمده اند. وقتی ما در سلول B1 فرمول A1+ A2 را تایپ میکنیم، در حقیقت سلول سمت چپی و یک سلول پایین آن با هم جمع میشوند. پس برای سلول B2 ، سلول سمت چپی ( A2 ) و سلول پایینی آن ( A3) با هم جمع میشوند که جواب 5 میشود. برای سلولهای بعدی هم به همین ترتیب محاسبات انجام میشود. به این نوع آدرس دهی ، آدرس دهی نسبی گفته میشود چون نسبت به مکان هر سلول ، فرمول سلول عوض میشود و در حقیقت فرمول درون سلول B2 ، A2+A3 میشود.